Dienstplanerstellung: Excel oder Alternativen?

Dienstplanerstellung im Unternehmen – ist Excel noch zeitgemäß?

Seit 1987 begleitet Excel als Tabellenkalkulationsprogramm für die Dienstplanerstellung den Unternehmensalltag. Sein Erscheinen war ein technologischer Quantensprung, der massive Zeitersparnisse mit sich brachte und einen ersten Damm gegen Papierberge im Betrieb setzte. Doch der Zahn der Zeit nagt auch an Excel.

Die Frage stellt sich, ob das Tool in der Epoche der Digitalisierung noch zeitgemäß ist oder durch fortschrittlichere Programme ersetzt werden sollte, wenn man einen Schichtplan erstellen möchte.

Die Nachteile von Excel

Besonders die folgenden Kritikpunkte werden immer wieder genannt, wenn für eine Ersetzung von Excel durch moderne digitale Programme plädiert wird:

Händisches Ausfüllen

Ein erstes Problem, das gegen Excel spricht, ist das heute veraltet anmutende händische Ausfüllen der Dienstpläne. Das ist nicht nur umständlicher als das bekannte Tippen, sondern birgt auch den Keim von Übertragungsfehlern in sich, denn wie jeder weiß, ist die Handschrift von anderen nicht immer leicht zu lesen.

Fehleranfälligkeit

Der Teufel steckt im Detail und kleine Fehler bei der Dienstplanerstellung können schwere Auswirkungen nach sich ziehen. So führte ein einfacher Copy-Paste-Fehler beim US-amerikanischen Betreiber von Kraftwerken, TransAlta, zu einem Verlust von 24 Millionen $. Noch schlimmer traf es die größte Bank der USA, J. P. Morgan Chase, bei der eine banale Verwechslung zweier Tabellen einen Schaden von 6 Billionen $ verursachte.

Hier fehlt Excel der Trend von Digitalprogrammen, die Software an den Menschen anzupassen, um typische Fehlerquellen zu vermeiden. Es stammt noch aus der Zeit, in der sich der Mensch dem Computer anpassen musste.

Hoher Schulungsaufwand

Als Excel eingeführt wurde, war der mögliche Funktionsumfang bahnbrechend. Dieser wurde zudem immer weiter ausgebaut. Leider ist Excel alles andere als intuitiv zu erlernen und selbst ausgewiesene IT-Spezialisten benötigen eine langjährige Erfahrung, um wirklich alle Optionen zu verstehen.

Jedes Unternehmen, das mit Excel arbeitet, braucht aber diese Spezialisten, die für das Unternehmen einen hohen Wert aufweisen und nicht so einfach zu ersetzen sind. Hinzu kommt, dass alle Mitarbeiter, die mit Excel arbeiten, eine Schulung bedürfen, um mit dem Programm richtig umzugehen. Dies kostet Zeit und führt zu Reibungsverlusten im Betriebsalltag.

Intransparenz

Bei Excel haben einfache Beschäftigte keinen Einfluss auf den Schichtplan. Dies mag zu Zeiten der Einführung noch nicht aufgefallen sein. Inzwischen ist allerdings ein Wertewandel in den Betrieben eingetreten, der in Richtung flache Hierarchien und größere Entscheidungsbefugnisse für den Einzelnen geht. Auch die Trennung zwischen Arbeit und Freizeit ist nicht mehr so fundamental wie früher.

Immer öfter arbeiten Mitarbeiter ortsunabhängig oder im Home-Office und Gleitzeiten und Vertrauensarbeitszeiten haben einen höheren Stellenwert bekommen. Bei diesen Entwicklungen stößt Excel an seine Grenzen und birgt darüber hinaus einiges an Konfliktpotenzial, da sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegenseitig beschuldigen können, die Arbeitszeiten zu ihren Gunsten falsch eingetragen zu haben.

Die Vorteile von Excel

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel wird immer noch von rund 800 Millionen Beschäftigten auf der Welt genutzt. Es war lange Zeit ein Erfolgsmodell, dessen Funktionsumfang kaum einen Einzelfall ausließ. Die Zellenstruktur von Excel, die sich aus der Position der Spalten und Zeilen zusammensetzt, ermöglicht durchaus eine einfache und schnelle Formatierung und kann, richtig eingesetzt, zu erheblichen Zeiteinsparungen führen.

Der dynamische Bezug in den Tabellen sorgt für eine ständige Erweiterbarkeit und die einzelnen Zellen können miteinander interagieren. Noch immer bietet Excel dank seines hohen Funktionsumfangs eine flexible und auf die spezifischen Bedingungen im Betrieb angepasste Arbeitsweise, die allerdings ein hohes Maß an Expertise und Erfahrung voraussetzt und inzwischen ihr Limit erreichen.

Fazit: Die Digitalisierung wird auch Excel ablösen

Was Tabellenkalkulationsprogramme angeht, bleibt Excel das Maß aller Dinge. Dennoch reicht Excel längst nicht mehr an die intuitive Bedienung und den Funktionsumfang digitaler Programme für die Dienstplanerstellung heran. Die Produktivitätszuwächse durch die möglichen automatisierten Abläufe wiegen schwer und Beschäftigte erwarten zunehmend eine Beteiligung am Dienstplan und die Berücksichtigung flexibler Lösungen wie Home-Office und Vertrauenszeiten.

Nach Ansicht von Patric Geiger, Account-Manager der Iodata GmbH, einem Unternehmen für Business Intelligence und Data-Analytics mit Sitz in Karlsruhe, sei Excel heute mittlerweile als Altlast zu werten. Die Zukunft liege in Self Service Analytics, bei welcher der Prozess an den Erstanwender gebracht werde. Jeder Angestellte muss in der Lage sein, einen Mehrwert aus Daten zu schöpfen, so Geiger.